Los costes que originan la
documentación relativa a toda la logística de una transacción internacional son
una parte importante del costo final del producto. Si estos documentos
contienen errores, el coste se incrementa considerablemente.
Es necesario un cuidado especial al
rellenar la documentación. Errores frecuentes como las diferencias en cuanto a la
descripción de la mercancía, casillas incompletas en las declaraciones de
aduanas, ausencia de instrucciones para disponer de la mercancía una vez ha
llegado a puerto, etc., provocan retrasos y pérdidas económicas.
Las mercancías que llegan a puertos,
aeropuertos o estaciones de ferrocarril sin identificación se depositan en almacenes,
con el coste que ello supone. Además, los retrasos originan una mala relación
con el cliente y una eventual pérdida de pedidos.
La documentación comercial
El documento básico es la factura
comercial y, por tanto, tiene que confeccionarse con el máximo detalle y
precisión.
En cualquier caso, la factura debe incluir
toda la información comercial que llevaría una transacción doméstica más:
- Detalles completos sobre el medio de
transporte, fecha y lugar de entrega de las mercancías.
- Detalles del contenido de los
paquetes.
- Peso y medidas.
- Incoterm y condiciones de pago.
Para el inicio de las operaciones, y
en especial cuando existen anticipo a cuenta, suele utilizarse un documento similar
en cuanto a información se refiere. Es la factura provisional o factura proforma,
que incluye precisamente esta mención en su formulación.
Como documento que acompaña a la factura,
en el que se recoge el contenido de los bultos de la operación comercial, cabe
citar el packing listo lista de contenido.
La documentación del transporte
Aunque existen convenios internacionales
diferentes según el medio de transporte (carretera, ferrocarril, aéreo o
marítimo), todos ellos se refieren a la existencia de unos contratos con sus
características propias (obligaciones de las partes). En general, la
responsabilidad del transportista empieza en el momento en que se hace cargo de
la mercancía. Resulta conveniente al efecto precisar la operación con el
Incoterm correspondiente.
Transporte
marítimo:
- Conocimiento de Embarque (Bill
of Lading, BL o B/L): es el documento que acredita el contrato de transporte por
vía marítima para el caso de carga fraccionada. Lo elabora la compañía naviera,
su agente naviero o el capitán del barco, y en él consta el haber recibido la
carga a bordodel buque para ser transportada
al puerto que se indica en el mismo documento. Cumple tres funciones: a) recibo
de las mercancías; b) título de propiedad de las mismas; y c) prueba del
contrato de transporte. Del conocimiento de embarque se expiden al menos tres copias:
una para el exportador, otra para el destinatario de la mercancía y otra para
la empresa transportista. El destinatario puede transferir la propiedad de las
mercancías cediendo el conocimiento de embarque a un tercero.
- Póliza de fletamento: se
trata del contrato de transporte para el caso de cargas masivas. Recoge las
responsabilidades y obligaciones del propietario del buque y del cargador respecto
a la utilización del buque para efectuar el transporte.
Transporte terrestre:
- Carta de porte por carretera
(CMR): es al mismo tiempo contrato y recibo de la mercancía. Sin embargo, a diferencia
del conocimiento de embarque, no confiere la titularidad de la mercancía.
- Carta de porte por ferrocarril
(CPR): cumple similares funciones.
Transporte aéreo:
- Conocimiento de embarque aéreo
(AWB): no confiere titularidad de la mercancía.
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